機密文書の廃棄

コンピュータの活用が進み、本来ならばペーパーレス化がもっと進んでいるはずですが、一向に「紙」は減りません。

メール等で受け取った資料も、データだけで使用することはほとんど無く、一度印刷して使います。
それに、顧客の信頼を確実なものにするためには、間違いのない図面、データを作成することが不可欠ですが、これには丁寧なチェックは欠かせません。
また、顧客からもチェックエビデンスの提出を求められる場合がほとんどです。

したがって、多くの「紙」が発生します。この「紙」はその性質からすべてを「機密文書」と言い換えても良いと思います。

成果物として提出、保管する「機密文書」であればよいのですが、廃棄するとなると注意が必要です。たとえ、不完全な成果物だとしても、その「機密文書」が漏えいしては、当社の管理上の問題であるだけでなく、顧客の信用すらも失う可能性があるからです。

株式会社ティーディエス（以降、当社）は、機密保持に関して以下の３点を基本概念においています。

当社は、顧客から貸与された参考図面資料等の保管・管理を完全にし、機密保持の万全を期する。
当社は、顧客から知り得た技術・製造方法・設備等の機密を保持する。
必要な場合は、顧客との間で機密保持契約書を交わす。

では、その「機密文書」の廃棄をどうすれば良いのでしょう？

一番確実なのは、シュレッダーにより社内にて破砕することでしょう。他者の手を通らず確実に廃棄処理することができます。
しかし、これは非常に多くの労力を伴います。すべての「機密文書」をシュレッダー処理する為の労働力はコスト面でも負荷が大きく時間の無駄でもあります。

そこで、採用したのは、「機密文書リサイクルサービス」です。

いつも集荷・配送をお願いしている「ヤマト運輸」さんの提供するサービスです。

廃棄専用の段ボール箱に廃棄する「機密文書」を入れる
他の荷物と同じように、電話にて集荷をお願いする。
ヤマト運輸さんは機密文書リサイクル工場へ配送
リサイクル工場で段ボールごと「溶解」処理
依頼した月末に「溶解完了証明書」が届く
溶解された「機密文書」はトイレットペーパーなどに再生

といった流れで処理されます。

廃棄処理されるため依頼前には、専用の段ボール（サイズ44×32×28cm、A4用紙が横に2枚入る大きさ）をヤマト運輸さんに届けてもらう必要がありますが、ステイプル針、クリップなどは付けたままでも処理可能で、送付時には段ボールに封印、段ボールのまま溶解処理されるとのことですし、ヤマト運輸さんが「溶解完了証明書」も発行してくれるとあって、安心して利用でき、一箱1800円も決して高い費用ではありません。

当社では、経理上の書類など特に重要な文書は社内にてシュレッダー処理し、他の多くの文書はこのサービスを活用しています。