依頼内容は正確に伝わっているのか？
依頼内容は単純なものでした。
以前送付してもらった数十ページのリストの最初の1ページに作業担当者の印を押した紙を1枚送付して欲しい。
たったこれだけです。
後日送付されてきたものを確認して驚きました。
押印のある最初の1ページだけでなく、続きのページ全てが送付されてきたのです。
しかも前回作業してもらったことをもう一度再現してあります。
ありえない「仕事」が発生してしまっていたのです。
『依頼の際、電話とメールで確認したはず。しかも単純な内容なのになぜこのような事態になってしまったのか？』
今回の件に関して、依頼側の原因としては下記が思いあたりました。
- 簡単な依頼内容だったため電話で相手に話が通じていると思い込んだこと。
- メール内容が具体的に作業指示を書いたことでわかりにくくなってしまったこと。
間違えないようにという配慮で書いたことが、単純な依頼内容の場合、むしろ間違える要因になってしまいました。
今回の場合は、例えば「1ページ目に担当者印を押してその1枚だけを送付願います。」でよかったのです。
メールする際は、やってほしいことを簡潔にメールに書くようにし、電話の際は、『依頼内容は正確に伝わっているのか？』を確認しながら話をしようと肝に銘じました。
